واحدهای تولیدی معمولاً وقتی متوجه کمبود مدارک میشوند که ممیز پشت در است. مشکل این است که بعضی از این اسناد را بعد از مصرف محموله دیگر نمیشود گرفت — برگ آنالیز مختص لات است و وقتی آن لات تمام شد، سند بازسازیشده ارزش استنادی ندارد.
چهار سندی که باید همراه هر محموله بگیرید
| سند | چه میگوید | مختص لات | چه زمانی بگیرید |
|---|---|---|---|
| برگ آنالیز (CoA) | نتیجهٔ آزمون واقعی همان محموله | بله | هنگام تحویل |
| برگ اطلاعات ایمنی (SDS) | خطرات، حفاظت فردی، انبارش | خیر | پیش از ورود به انبار |
| برگ مشخصات فنی | حدود مجاز اعلامی سازنده | خیر | هنگام استعلام |
| فاکتور رسمی | سند مالی و زنجیرهٔ تأمین | بله | هنگام تسویه |
مدارک ویژهٔ صنایع غذایی و دارویی
اگر ماده وارد محصول خوراکی یا دارویی میشود، چند سند اضافه لازم است:
- تأییدیهٔ گرید: سندی که انطباق ماده با FCC یا فارماکوپهٔ مرجع را نشان دهد. عبارت کلی «خوراکی» روی فاکتور کافی نیست.
- گواهی مبدأ: کشور و کارخانهٔ سازنده، برای ردیابی زنجیرهٔ تأمین.
- نتایج فلزات سنگین: سرب، آرسنیک، کادمیوم و جیوه باید روی برگ آنالیز عدد داشته باشند، نه خط تیره.
- شمارش میکروبی: برای پودرهای طبیعی و هیدروکلوئیدها مثل زانتان و گوارگام حیاتی است.
- گواهی حلال باقیمانده: برای موادی که در فرایند تولیدشان حلال آلی استفاده شده.
بایگانی: چه چیزی و چه مدت
یک بایگانی قابل دفاع در ممیزی، برای هر لات مصرفشده اینها را دارد:
- برگ آنالیز با شمارهٔ لات قابل تطبیق با برچسب ظرف
- سوابق ورود به انبار با تاریخ و مقدار
- سوابق مصرف: کدام لات در کدام بچ تولید استفاده شد
- برگ اطلاعات ایمنی نسخهٔ معتبر همان دوره
مدت نگهداری معمولاً تا پایان عمر مفید محصول نهایی بهعلاوهٔ یک دورهٔ اضافه است؛ عدد دقیق را مقررات همان صنعت تعیین میکند.
سه اشتباه رایج در پرونده
- خلط برگ مشخصات با برگ آنالیز: سندی که برای همهٔ محمولهها یکسان صادر شده، برگ آنالیز نیست. اگر شمارهٔ لات ندارد، برگ آنالیز نیست.
- برگ اطلاعات ایمنی قدیمی: نسخهٔ چند سال پیش ممکن است با طبقهبندی فعلی GHS نخواند. نسخهٔ بهروز را دوباره بگیرید.
- نبود ردیابی لات به بچ: اگر نتوانید نشان دهید کدام لات مادهٔ اولیه در کدام بچ محصول رفته، فراخوان احتمالی به کل تولید تسری پیدا میکند.
سوالات متداول
اگر تأمینکننده برگ آنالیز ندهد چه کنم؟ برای گرید آزمایشگاهی و خوراکی، نبودِ برگ آنالیز یعنی ادعای گرید قابل راستیآزمایی نیست. یا سند را بگیرید یا تأمینکننده را عوض کنید؛ آزمون مجدد در آزمایشگاه ثالث گزینهٔ گرانتری است.
آیا کپی برگ آنالیز قابل قبول است؟ در بیشتر ممیزیها کپی خوانا با شمارهٔ لات قابل تطبیق پذیرفته میشود. مهم این است که سند به همان محمولهٔ مصرفشده گره بخورد.
برای مواد گرید صنعتی هم این مدارک لازم است؟ برگ اطلاعات ایمنی برای هر مادهٔ خطرناک الزامی است، صرفنظر از گرید. برگ آنالیز لات معمولاً فقط برای گریدهای بالاتر صادر میشود.
باران شیمی کدام مدارک را ارائه میکند؟ برگ آنالیز لات برای اقلام گرید آزمایشگاهی و خوراکی، برگ اطلاعات ایمنی برای همهٔ مواد خطرناک، و پیشفاکتور و فاکتور رسمی. هنگام استعلام قیمت مشخص کنید چه مدارکی لازم دارید تا در پیشفاکتور قید شود.
دیدگاهتان را بنویسید